電子簽章為何受企業青睞？5大優勢與操作步驟圖文教學

一、電子簽章小教室：電子簽章是什麼？電子章合法嗎？

（一）電子簽章是什麼？

電子簽章又常被稱為「電子簽名」或「電子用印」，是將傳統簽名蓋章數位化的一種技術。其就像是一種電子章，讓您能隨時隨地，在手機、電腦等任何裝置上對電子文件進行簽署，並達到與傳統紙本簽名蓋章相同的法律效力。

依據台灣《電子簽章法》的定義，電子簽章是指依附於電子文件並與其相關連，用以辨識及確認電子文件簽署人身分、資格及電子文件真偽者。換句話說，電子文件等同於紙本文件，辨識及確認電子文件簽署人身分等同於紙本文件上的簽名、印章、手印的所有人和其身分資訊，電子文件的真偽等同與紙本文件上的騎縫章，用於辨識是否被更換或修改過。

電子簽章可說是傳統簽名在數位時代的演進產物，它不限於虛擬世界，而是涵蓋了我們生活的方方面面。無論是線上購物、遠端簽約、或是企業內部文件簽核，電子簽章都能提供安全、高效、便捷的簽署方式。相較於傳統簽名蓋章，電子簽章的法律效力更為明確，且能提供更強大的證據力。 

（二）確認電子簽章效力的 2 大關卡

根據台灣的《電子簽章法》，電子簽章要等同於實體文件及簽章，具備法律效力，需通過以下 2 個關卡。

關卡 1：可辨識簽署者身分

電子簽章系統必須具備嚴謹的身分驗證機制，以確保簽署者為文件的合法當事人。常見的身分驗證方式包括：

• 設定密碼：設定複雜且獨特的密碼，僅有知道密碼的授權人員能進行簽署。
• 多因子驗證：結合 2 種或以上的驗證方式，比如 Email、簡訊、手機 OTP 驗證等，提供多層次的安全性。
• 生物辨識：利用指紋、臉部特徵等生理特徵，進行高精度的身份認證。
• 數位憑證：由受信任且政府認證的公正第三方數位憑證發行、驗證和管理的機構（CA）簽發。如中華電信、TWCA，相當於一份由權威機構背書的數位身分證明，像是自然人憑證和工商登記證。

 

關卡 2：文件完整性確認

電子簽章系統必須能確保電子文件的完整性，防止文件在傳輸或儲存過程中被篡改。常見的技術手段包括：

• 加密技術：將電子簽章與文件內容進行數位綁定，一旦文件內容有任何變動，電子簽章就會失效，系統會立即偵測出文件已被篡改。
• 雜湊函數：透過雜湊函數生成獨一無二的數字指紋，將其與電子簽章一同儲存。若文件被修改，產生的數字指紋就會不同，系統能迅速比對並發現異常。

透過上述技術，電子簽章系統能有效保障電子文件的完整性，防止偽造或篡改，為企業的法律權益提供堅實的保障。

 

二、電子簽章怎麼用？PDF 電子簽章使用教學

當我們簽署文件時，手寫簽名和數位簽章有何不同？何時使用電子簽章會更方便？以下我們將說明兩者的差異，以及如何正確使用電子簽章。

（一）電子簽章與手寫簽章的差異及應用場景

電子簽章與手寫簽章最大的差異在於其媒介與驗證方式。

手寫簽章

• 媒介：在紙上簽名。
• 驗證方式：仰賴肉眼辨識。
• 常見應用場景：結婚證書、金融帳戶開戶、保單簽署或變更等。

電子簽章

• 媒介：在電子文件上簽名蓋章
• 驗證方式：利用加密技術來確保文件的完整性，並透過數位憑證來驗證簽署人的身份。
• 常見應用場景：商業合約、租賃合約、保密協議。

手寫簽名容易被模仿或偽造，且一旦簽署完成，就難以追蹤文件是否被修改，再加上紙本文件容易損壞、遺失，難以長期保存。因此，現今多數企業會改用電子簽章。

（二）Word 簽名是否可靠？推薦使用嗎？

許多人誤以為在 Word 文件中插入手寫簽名圖片，或使用手機、平板等裝置在電子文件上簽名，就等於完成了電子簽章。然而，這些方式僅是將簽名視覺化，與真正的電子簽章有些許差異。

根據《電子簽章法》說明，電子簽章是指依附於電子文件，並與其相關連，用以辨識及確認簽署人身分、資格及文件真偽。 Word 圖檔簽章僅是在文件上添加一個簽名影像，並非嚴格意義上的電子簽章，主因在於存在以下幾點缺漏：

• 安全性不足：Word 的圖檔簽名加密強度不足，無法有效防止文件內容遭他人修改。
• 身分驗證缺失：Word 的簽名僅為圖像形式，無法確切驗證簽名者的真實身分。
• 法律效力有限：在許多正式場合，Word 的圖檔簽名可能無法被認可為具有法律效力。

（三）PDF 電子簽章設定教學

相較於 Word，PDF 格式更適合進行電子簽署。PDF 作為開放標準，支持電子簽章的功能，並提供了一定的文件保護能力。然而，市面上的 PDF 編輯工具會面臨跟 Word 一樣可被修改的問題，建議選擇具備專業認證的電子簽章軟體，才能確保文件不被篡改且可驗證身分。以下提供詳細的 PDF 電子簽章設定教學步驟，協助您輕鬆完成電子簽署。　 

• 步驟 1：上傳 PDF 文件。

• 步驟 2：設定簽署資訊，如簽署順序、簽署人電子信箱或電話。

• 步驟 3：設定需要簽章的位置，並指定給不同簽署人填寫的欄位。

• 步驟 4：等待全部內容皆設定完畢，即可點擊「傳送」按鈕。

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• 步驟 5：簽署人收到連結後，點擊開啟文件即可在手機或是電腦上直接簽署。

三、電子簽章數位簽章一樣嗎？差異在哪裡？

台灣法律已經明確定義，數位簽章也是一種電子簽章，但定義和法律效力更嚴謹、更強。雖然兩者的名稱聽起來相似，但它們之間實際上存在一些關鍵差異。

數位簽章除了符合一般電子簽章的條件，還必須額外滿足 2 個條件。

• 條件 1：使用公開金鑰驗證技術。
• 條件 2：政府核定的憑證機構所簽發的憑證。

 

數位簽章的運作原理是將經過政府認證的個人資訊，利用數學演算法與加密技術，嵌入電子文件中，並生成獨一無二的電子簽名。如此一來，不僅能確保文件的完整性，更能證明文件是由簽署人本人親自簽署。

數位憑證是存放個人資訊的容器，其中包含了私密金鑰、公開金鑰、憑證有效期限以及發證機構等重要資訊。依據數位發展部的說明，若將電子簽章比喻為自行刻製的印章，那麼數位簽章就如同在印章上附上了政府認證的保證書，其安全性與公信力顯然更高。

 

📌增強簽署效力的加分小秘訣：
若想提升電子文件的簽署效力，可以申請數位憑證，形成數位簽章，許多線上電子簽名平台提供這個服務，例如雲端憑證服務。雲端憑證也是數位憑證的一種，它將私密金鑰儲存在高度安全的雲端環境中，在申請雲端憑證前，通常需要經過嚴格的身分驗證，像是提供自然人憑證或工商登記證。透過這種方式，可以更有效地確保簽署者的身分真實性。

此外，因雲端憑證是將金鑰存放在高度安全且由政府認可的第三方雲端環境中，也能讓使用者能更方便地進行電子簽署。

 

四、電子用印推薦嗎？6 大電子簽章好處一覽

電子簽章具備多項優勢，使其成為現代商務中不可或缺的工具。以下為電子簽章的 6 大優勢：

電子簽章好處 1：強制力、合法性

電子簽章越來越普及，不少企業和組織紛紛開始使用。為了因應這種趨勢，全球許多國家，包括台灣在內，都陸續制定了相關的電子簽章法規，透過法律的明確規定，讓符合規範的電子簽章與傳統手寫簽名蓋章具有同等的法律效力。

電子簽章好處 2：高效率、即時性

電子簽章打破了時間和空間的限制，讓企業與客戶能隨時隨地進行文件簽署。此外，電子簽章也簡化簽署流程，省去列印、掃描等繁瑣事務的時間耗費，讓企業能更快速地達成協議，加速業務拓展，為組織帶來更高的便利性。

電子簽章好處 3：環保、省成本

電子簽章是實現無紙化的重要一環。透過電子簽章，企業能減少紙張消耗，降低對環境的負擔，同時也能節省印表機耗材、郵資等相關成本。

電子簽章好處 4：實時追蹤和管理

電子簽章系統能讓企業隨時掌握合約簽署進度，並將所有合約集中於雲端平台進行管理。如此一來，不僅方便查詢與歸檔，也能依照組織結構設定存取權限，能有效降低因文件遺失、損壞或遭人篡改所造成的風險，確保資料安全。

電子簽章好處 5：嚴謹的法律效力與資安保全

電子簽章系統能提供多層次的安全性，有效保護商務機密與資料。像是設定登入 IP 白名單、簽署前透過 SMS、Email 帳號驗證身分、OTP 安全認證，或是要求數位憑證驗證身分等方式，確保只有授權人員才能存取並簽署文件，大幅降低資料外洩的風險。簽署過程的數位軌跡，包含 IP、存取和簽署時間等，能在事後下載稽核。

電子簽章好處 6：提升企業形象

電子簽章能有效提升企業的專業形象，顯示企業積極擁抱數位化轉型，並提供客戶更快速、更便利的服務。透過電子簽章，企業能展現出對細節的重視以及對於提升工作效率的承諾。

 

五、企業最強助手！PDF 電子簽章軟體首選 BreezySign 好好簽

以上就是電子簽章的資訊介紹，若您還在為繁瑣的紙本簽署而煩惱，推薦選擇 BreezySign 好好簽助您輕鬆實現線上簽署！無論您是人力資源部門、自由工作者、銷售人員還是律師，BreezySign 好好簽都能滿足您的需求！

BreezySign 好好簽是一款功能強大、操作簡便的 PDF 電子簽章軟體，能有效簡化文件簽署流程，提升工作效率。下方為 BreezySign 好好簽的軟體優勢：

•  簡訊、郵件都能發送簽署文件

只要輸入客戶手機號碼、電子郵件，就能邀請對方閱覽並簽署文件，不須登入也能線上完成合約簽署

• 跨裝置、隨時隨地簽核

 不論您使用電腦、平板或手機，只要有網路連線，就能隨時隨地進行文件簽署，不受時間和地點限制。

• 多文件一次簽，不怕漏簽

BreezySign 好好簽支援一次簽署多份文件，大幅提升工作效率，避免漏簽的風險。

• AATL 數位騎縫章，一眼確認文件的真偽

採用全球通用的 Adobe Approved Trust List（AATL）數位憑證技術，確保簽署文件的完整性與不可否認性，符合相關法律規定，且能直覺地從文件上辨識是否被竄改。

• 雲端憑證，即時驗證身分，就像是你的數位印鑑證明

透過雲端憑證，系統可在簽署當下即時驗證簽署者的身分，確認簽名用印者的身分並且事後無法否認，搭配數位騎縫章，形成完整且可推定是本人親簽的數位簽章。

• 完整記錄使用者軌跡

提供詳細的簽署記錄，包括參與者的姓名、電子信箱、IP 位址、瀏覽器及平台資訊，提升安全保障。