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無紙化時代來臨!企業如何從中獲取效益?8大優勢與實行方法一覽

By BreezySign  |   Sep 20, 2024
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無紙化是什麼?企業無紙化重要嗎?無紙化趨勢越來越熱門!透過無紙化服務,企業能更有效地讓文件數位化,並優化管理流程。下方我們整理出8個無紙化優點與4項無紙化方法,幫助企業了解並推動這一重要轉型。
目錄
一、無紙化趨勢解析|無紙化是什麼?為何如此受關注?
二、無紙化優點有哪些?企業推動無紙化的好處大公開!

         無紙化優點 1:環保減碳
         無紙化優點 2:提升效率
         無紙化優點 3:多人協作更靈活
         無紙化優點 4:降低成本
         無紙化優點 5:資安維護
         無紙化優點 6:方便管理
         無紙化優點 7:節省空間
         無紙化優點 8:提升企業形象

三、企業無紙化怎麼做?4 大無紙化方法一覽
(一)掃描文檔
(二)OCR(光學字元辨識)
(三)建立雲端資料庫
(四)電子簽章、數位簽章

四、台灣電子簽名第一品牌:無紙化服務首選 BreezySign 好好簽
 


一、無紙化趨勢解析|無紙化是什麼?為何如此受關注?

我們每天在辦公室裡,無形中消耗了大量的資源,其中最容易被忽略的,就是一張張看似普通的紙張。從紙張的生產到最終的丟棄,整個過程都耗費了大量的能源。

無紙化是什麼

為此,「無紙化」的概念誕生了!無紙化就是用「數位工具取代紙張」,在辦公環境中盡可能減少紙張的使用。試想一下,如果我們將紙張換成電腦、平板,所有的文件都變成電子檔,就能減少砍伐樹木、節省能源,降低碳排放,讓地球發展更健康。

值得一提的是,近年來備受關注的 ESG 概念,已成為衡量企業永續發展的重要指標,其中,「環境保護」更是企業不容忽視的責任。辦公室無紙化正是落實 ESG 理念的最佳行動,不僅能降低企業的環境碳足跡,還能提升企業的社會形象與競爭力。



二、無紙化優點有哪些?企業推動無紙化的好處大公開!


無紙化辦公不僅是當代辦公室的趨勢,更是企業邁向永續發展的重要一步。以下將詳細介紹無紙化辦公所帶來的 8 大優勢:

8大無紙化優點


無紙化優點 1:環保減碳

無紙化辦公最顯著的優勢,莫過於對環境的友善,透過減少紙張的使用,我們能大幅降低對森林資源的依賴,同時降低紙漿製造過程中的水汙染與能源消耗,也能連帶減少廢紙處理產生的垃圾量,為企業經營者們提供最易達成的減碳方法,更為地球盡一份心力。


無紙化優點 2:提升效率

過去與海內外廠商簽約,需要印出紙本合約透過快遞郵寄,耗費數天時間且不易追蹤簽署進度,而現在只需幾秒鐘就能透過電子郵件和電子簽名平台完成簽名用印,讓雙方能即時取得合約正本,不受時間和地點的限制,提升營運和溝通效率。 


無紙化優點 3:多人協作更靈活

電子文件可讓多位員工能同時編輯同一份文件,並即時看到彼此的修改情形,大幅縮短溝通時間,提高協作效率。例如製作行銷企劃書時,行銷部門、設計部門和產品部門可以同時進行修改和討論,確保企劃書內容精準、一致。


無紙化優點 4:降低成本

無紙化辦公減少了紙張、墨水、碳粉等耗材的支出,也讓企業無需租用額外的空間來存放紙本檔案。例如,依照政府規定須保存 5 年的會計憑證或 10 年的營利事業帳簿,改用電子化儲存,從各個角度都降低了企業的營運成本。此外,電子文件管理系統也能自動化許多繁瑣的行政工作,進一步降低人力成本。


無紙化優點 5:資安維護

無紙化將紙本資料改為電子格式呈現,讓文件能透過設定存取權限、加密等方式,有效保護企業的機密資訊,防止資料被洩漏、竄改。

此外,電子文件系統會自動記錄每個文件的建立、修改、刪除等操作紀錄,以及存取者的身分資訊。若發生資料外洩事件,可透過這些紀錄追蹤事件源頭,釐清責任歸屬,並採取相應的防範措施。


無紙化優點 6:方便管理

電子文件相較於傳統紙本文件易於歸檔、備份、搜尋與分享,大幅提升了文件管理效率,具有更顯著的管理優勢。不僅如此,透過精準分類、標註與關鍵字搜尋,也可幫助大家快速找到所需文件。

另外,相較於紙本文件,電子文件更容易進行異地遠端備份與復原,進一步降低了因火災、水災等天災人禍導致資料損失的風險。


無紙化優點 7:節省空間

將紙本文件數位化後,能夠將原本佔用大量空間的文件櫃和書架移除,騰出更多可彈性利用的實體空間,以設置會議室、員工休息區或開放式工作區,提高辦公室的利用率。此外,騰出空間後,還能幫助改善辦公室的通風條件,使空調系統可以更有效率地運作,減少能源消耗。


無紙化優點 8:提升企業形象

想要實踐 ESG 理念,無紙化辦公是企業的起點。透過減少紙張消耗,企業不僅能降低營運成本,更能彰顯對環境保護的承諾,提升企業的社會責任形象。此外,無紙化辦公所帶來的效率提升和彈性工作模式,也能增強企業競爭力,吸引更多人才和投資。 

 

如今,無紙化辦公已成為全球企業的趨勢,越來越多的公司正在朝向這個方向努力,以實現提升企業價值的目標。

 

 


三、企業無紙化怎麼做?4 大無紙化方法一覽

了解無紙化的好處後,企業若想推動無紙化,該如何著手呢?下方介紹 4 種實用的無紙化方法,幫助企業順利轉型,降低環境影響,提升世界競爭力!


(一)掃描文檔

將現有的紙本文件掃描成電子檔,也就是檔案數位化,為辦公室無紙化最基礎且重要的一步。透過掃描,我們可以將紙本文件以數位形式保存,方便存取、共享和管理。

📍掃描文檔適用場景:

  • 文件歸檔:將舊文件掃描並轉換為電子檔,方便搜尋和管理。
  • 資料備份:將重要文件掃描並備份,以防原件損壞。
  • 會議資料分享:將會議資料掃描並轉換為電子檔,方便未與會者共享會議資料。

(二)OCR(光學字元辨識)

除了掃描文檔之外,紙本數位化還包括 OCR 技術。OCR 能快速將紙本文件轉換成電子檔,減少人工輸入時間。不僅能辨識文字,還能處理表格和圖形,將複雜文件轉換為結構化數據。

📍OCR(光學字元辨識)適用場景:

  • 資料庫建立:將掃描的文件轉換為可搜尋的電子資料庫,方便查詢和管理。
  • 資料錄入:將發票、收據等文件中的數據自動錄入到系統中。
  • 文字資料分析:將大量文本資料轉換為電子文本,進行文本挖掘和分析。

(三)建立雲端資料庫

將文件儲存於雲端,讓使用者能隨時隨地存取、共享,大幅提升了文件可用性與靈活性,同時也有助於企業更有效地數位管理,再加上雲端資料庫具備的安全性,能有效防止資料遺失或遭未經授權存取,也有助於保障企業機密。

📍雲端資料庫適用場景:

  • 文件管理:將企業的所有文件集中存儲在雲端,方便管理和搜尋。
  • 團隊協作:多人共同編輯一份文件,提高工作效率。
  • 備份與恢復:將重要的資料備份到雲端,防止資料丟失。
  • 遠端辦公:員工可以在任何地方存取公司文件,實現遠端辦公。

(四)電子簽章、數位簽章

電子與數位簽章的出現,徹底改變了我們對文件簽署的傳統觀念。透過將原本需要紙本進行的簽核、審批等流程轉移到電子系統上,不僅簡化紙本流程,提升了工作效率,也增強了文件的安全性與合法性。

📍電子簽章、數位簽章適用場景:

  • 合約簽署:企業之間的合約簽署,可透過電子與數位簽章快速完成,並確保擁有與紙本同等法律效力。
  • 文件審批:各種需要多人簽核的文件,如請假單、報銷單等,可透過電子簽章系統快速完成。

四、台灣電子簽名第一品牌:無紙化服務首選 BreezySign 好好簽

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