無紙化時代來臨！企業如何從中獲取效益？8大優勢與實行方法一覽

一、無紙化趨勢解析｜無紙化是什麼？為何如此受關注？

我們每天在辦公室裡，無形中消耗了大量的資源，其中最容易被忽略的，就是一張張看似普通的紙張。從紙張的生產到最終的丟棄，整個過程都耗費了大量的能源。

為此，「無紙化」的概念誕生了！無紙化就是用「數位工具取代紙張」，在辦公環境中盡可能減少紙張的使用。試想一下，如果我們將紙張換成電腦、平板，所有的文件都變成電子檔，就能減少砍伐樹木、節省能源，降低碳排放，讓地球發展更健康。

值得一提的是，近年來備受關注的 ESG 概念，已成為衡量企業永續發展的重要指標，其中，「環境保護」更是企業不容忽視的責任。辦公室無紙化正是落實 ESG 理念的最佳行動，不僅能降低企業的環境碳足跡，還能提升企業的社會形象與競爭力。

二、無紙化優點有哪些？企業推動無紙化的好處大公開！

無紙化辦公不僅是當代辦公室的趨勢，更是企業邁向永續發展的重要一步。以下將詳細介紹無紙化辦公所帶來的 8 大優勢：

無紙化優點 1：環保減碳

無紙化辦公最顯著的優勢，莫過於對環境的友善，透過減少紙張的使用，我們能大幅降低對森林資源的依賴，同時降低紙漿製造過程中的水汙染與能源消耗，也能連帶減少廢紙處理產生的垃圾量，為企業經營者們提供最易達成的減碳方法，更為地球盡一份心力。

無紙化優點 2：提升效率

過去與海內外廠商簽約，需要印出紙本合約透過快遞郵寄，耗費數天時間且不易追蹤簽署進度，而現在只需幾秒鐘就能透過電子郵件和電子簽名平台完成簽名用印，讓雙方能即時取得合約正本，不受時間和地點的限制，提升營運和溝通效率。 

無紙化優點 3：多人協作更靈活

電子文件可讓多位員工能同時編輯同一份文件，並即時看到彼此的修改情形，大幅縮短溝通時間，提高協作效率。例如製作行銷企劃書時，行銷部門、設計部門和產品部門可以同時進行修改和討論，確保企劃書內容精準、一致。

無紙化優點 4：降低成本

無紙化辦公減少了紙張、墨水、碳粉等耗材的支出，也讓企業無需租用額外的空間來存放紙本檔案。例如，依照政府規定須保存 5 年的會計憑證或 10 年的營利事業帳簿，改用電子化儲存，從各個角度都降低了企業的營運成本。此外，電子文件管理系統也能自動化許多繁瑣的行政工作，進一步降低人力成本。

無紙化優點 5：資安維護

無紙化將紙本資料改為電子格式呈現，讓文件能透過設定存取權限、加密等方式，有效保護企業的機密資訊，防止資料被洩漏、竄改。

此外，電子文件系統會自動記錄每個文件的建立、修改、刪除等操作紀錄，以及存取者的身分資訊。若發生資料外洩事件，可透過這些紀錄追蹤事件源頭，釐清責任歸屬，並採取相應的防範措施。

無紙化優點 6：方便管理

電子文件相較於傳統紙本文件易於歸檔、備份、搜尋與分享，大幅提升了文件管理效率，具有更顯著的管理優勢。不僅如此，透過精準分類、標註與關鍵字搜尋，也可幫助大家快速找到所需文件。

另外，相較於紙本文件，電子文件更容易進行異地遠端備份與復原，進一步降低了因火災、水災等天災人禍導致資料損失的風險。

無紙化優點 7：節省空間

將紙本文件數位化後，能夠將原本佔用大量空間的文件櫃和書架移除，騰出更多可彈性利用的實體空間，以設置會議室、員工休息區或開放式工作區，提高辦公室的利用率。此外，騰出空間後，還能幫助改善辦公室的通風條件，使空調系統可以更有效率地運作，減少能源消耗。

無紙化優點 8：提升企業形象

想要實踐 ESG 理念，無紙化辦公是企業的起點。透過減少紙張消耗，企業不僅能降低營運成本，更能彰顯對環境保護的承諾，提升企業的社會責任形象。此外，無紙化辦公所帶來的效率提升和彈性工作模式，也能增強企業競爭力，吸引更多人才和投資。 

 

如今，無紙化辦公已成為全球企業的趨勢，越來越多的公司正在朝向這個方向努力，以實現提升企業價值的目標。

 

 

三、企業無紙化怎麼做？4 大無紙化方法一覽

了解無紙化的好處後，企業若想推動無紙化，該如何著手呢？下方介紹 4 種實用的無紙化方法，幫助企業順利轉型，降低環境影響，提升世界競爭力！

（一）掃描文檔

將現有的紙本文件掃描成電子檔，也就是檔案數位化，為辦公室無紙化最基礎且重要的一步。透過掃描，我們可以將紙本文件以數位形式保存，方便存取、共享和管理。

📍掃描文檔適用場景：

• 文件歸檔：將舊文件掃描並轉換為電子檔，方便搜尋和管理。
• 資料備份：將重要文件掃描並備份，以防原件損壞。
• 會議資料分享：將會議資料掃描並轉換為電子檔，方便未與會者共享會議資料。

（二）OCR（光學字元辨識）

除了掃描文檔之外，紙本數位化還包括 OCR 技術。OCR 能快速將紙本文件轉換成電子檔，減少人工輸入時間。不僅能辨識文字，還能處理表格和圖形，將複雜文件轉換為結構化數據。

📍OCR（光學字元辨識）適用場景：

• 資料庫建立：將掃描的文件轉換為可搜尋的電子資料庫，方便查詢和管理。
• 資料錄入：將發票、收據等文件中的數據自動錄入到系統中。
• 文字資料分析：將大量文本資料轉換為電子文本，進行文本挖掘和分析。

（三）建立雲端資料庫

將文件儲存於雲端，讓使用者能隨時隨地存取、共享，大幅提升了文件可用性與靈活性，同時也有助於企業更有效地數位管理，再加上雲端資料庫具備的安全性，能有效防止資料遺失或遭未經授權存取，也有助於保障企業機密。

📍雲端資料庫適用場景：

• 文件管理：將企業的所有文件集中存儲在雲端，方便管理和搜尋。
• 團隊協作：多人共同編輯一份文件，提高工作效率。
• 備份與恢復：將重要的資料備份到雲端，防止資料丟失。
• 遠端辦公：員工可以在任何地方存取公司文件，實現遠端辦公。

（四）電子簽章、數位簽章

電子與數位簽章的出現，徹底改變了我們對文件簽署的傳統觀念。透過將原本需要紙本進行的簽核、審批等流程轉移到電子系統上，不僅簡化紙本流程，提升了工作效率，也增強了文件的安全性與合法性。

📍電子簽章、數位簽章適用場景：

• 合約簽署：企業之間的合約簽署，可透過電子與數位簽章快速完成，並確保擁有與紙本同等法律效力。
• 文件審批：各種需要多人簽核的文件，如請假單、報銷單等，可透過電子簽章系統快速完成。

四、台灣電子簽名第一品牌：無紙化服務首選 BreezySign 好好簽

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