一、報價單是什麼？用途、必備項目與範本一次看懂
想要做好業務，就必須先了解報價單的精髓。以下將帶您從報價單的基本用途開始，逐步解析一份專業報價單的 9 大核心項目，並提供詳細的範例解析，讓您能快速掌握報價單的製作要點，提升業務成交率。
（一）報價單的用途是什麼？為什麼如此重要？
「報價單」是企業在正式交易前，提供給客戶的詳細文件，裡面會清楚列出商品或服務的價格與相關條件。它不只是一張價目表，也是對客戶做出承諾的重要依據。
企業在初步了解客戶需求後，通常會針對客戶想達成的目標，提出報價單作為第一份具體方案。透過這份文件，客戶可以快速了解服務的內容、預算規劃，以及每個階段的服務項目。因此，可以說報價單是開啟雙方合作對話的關鍵。
以不同產業的報價單為例，更能看出報價單的細膩之處：
- 廣告代操或媒體廣告：這類產業的報價單又稱「委刊單」，會詳細列出廣告的刊登時間、金額、是否包含服務費，以及文案撰寫費用，讓客戶清楚了解預算的分配。
- 影片製作：影片製作報價單會包含拍攝企劃費、動畫製作、場地租借、演員、配音等細項，讓客戶清楚每一分預算的用途。
- 平面設計：平面設計報價單包含視覺設計費用、修圖次數等項目，讓客戶了解每一項服務的具體內容。
這種詳細的報價方式，能讓客戶清楚了解每一筆費用的用途，避免後續溝通上的誤解，也可以展現企業的專業度與透明度。
（二）一份專業報價單必備的 9 大核心項目
根據商業慣例與法律規範，一份完整的報價單不只是一張價目表，它更像是一份小型的合約。因此，除了最基本的報價資訊，還必須包含以下 9 大核心項目，才能具備足夠的專業性與法律效力：
- 報價單抬頭：清楚標示公司名稱、Logo、統一編號與聯絡方式。這是建立品牌信任的第一步，也方便客戶快速識別與聯繫。
- 客戶資訊：包含客戶公司名稱、聯絡人與聯絡方式，確保報價能精準送達給正確的對象，避免因資訊錯誤而產生溝通問題。
- 報價單編號與日期：建議使用有規則的編號，如「年分／月分-流水號」，方便文件管理與追蹤，尤其在處理大量業務時，能快速查找。
- 報價項目明細：應條列清楚服務或產品的「品名」、「規格」、「數量」、「單價」，並計算出「小計」，讓內容一目了然。
- 專案範圍與限制：建議在備註欄位明確定義服務涵蓋的項目與範圍，例如「網頁設計僅包含首頁與內頁共 5 頁，不含金流串接功能」，避免客戶在專案中途無限追加需求。
- 含稅與總金額：清楚註明總價是否含稅，並列出稅額與最終總金額，避免日後產生爭議。
- 付款方式與時程：具體列出付款的階段與金額，例如「簽約時支付 50% 訂金，驗收完成後支付尾款 50%」，這能確保雙方都清楚付款時程，保障現金流。
- 報價單有效期限：明確標示報價的時效性，保障公司在物價波動時的權益，也能促使客戶盡快做出決定。
- 驗收與保固條款：註明驗收標準和售後保固服務範圍，例如「網站上線後提供 3 個月免費保固」，徹底釐清雙方的責任歸屬，不僅能降低糾紛，也能提升客戶信賴感。
（三）專業報價單範本：詳細解析報價單格式
想要快速製作一份專業的報價單，最簡單的方式就是使用現成的範本。不過，一份良好的報價單不只是填空題，還要有清晰的格式與邏輯。以下提供專業報價單的範例，並詳細解析每個區塊的邏輯重點。
1. 文件抬頭區：建立品牌專業度
這個區塊就像是報價單的「門面」，最重要的目的是在第一時間建立客戶對您的信任，展現公司的專業形象。
- 公司 Logo 與名稱：放在最醒目的位置，加強品牌識別。
- 文件名稱：清楚標示為「報價單」，避免與估價單、收據、發票等其他文件混淆。
- 公司聯絡資訊：地址、電話、電子郵件、統一編號等，讓客戶能隨時找到您。
2. 核心資訊區：方便管理與追蹤
這個區塊所記載的資訊可讓買賣雙方輕鬆管理與追蹤這份報價單。
- 報價單編號：建議使用有規則的編號，例如：YYMMDD-XXX（年／月／日-流水號），方便日後歸檔與查詢。
- 報價日期與有效期限：清楚註明製作日期，並強調報價的時效性，通常建議設定 7～30 天。
- 付款資訊：明確註明付款期限，並提供給客戶匯款帳戶資訊。
- 客戶資訊：務必填寫客戶的公司名稱與聯絡人姓名，確保文件精準送達。
3. 報價明細區：清晰透明的關鍵
這個區塊記載服務內容和價格，越詳細、越透明，就越能減少後續溝通上的誤解。
- 項目名稱與規格：條列項目名稱，描述必須要具體，例如「拍攝服務，含精修照片 5 張」會比「拍攝費」來得更清楚，也能讓客戶了解費用的細節。
- 數量與單價：清楚標示單位與價格，方便客戶核對。
- 小計與總計：自動計算每個項目的總價，並在最下方列出「未稅金額」、「稅額」與「含稅總計」，讓客戶清楚了解所有費用組成。
4. 備註與簽核區：保障雙方權益
這個區塊的資訊能為報價單提供法律保障，將口頭約定化作白紙黑字，減少未來的爭議。
- 備註欄位：補充其他重要資訊，例如交貨方式、售後服務條款等，避免口頭約定產生爭議。
- 公司簽核：蓋上公司大小章或簽名，代表報價單正式生效。
- 客戶簽收欄位：提供客戶簽名空間，作為雙方合意的證明。
二、報價單不是價目表！讓報價單產生法律效力的關鍵
許多人對報價單的法律效力存在誤解，帶您深入了解報價單為何能成為有效契約，並解析報價單具有法律效力的 2 大關鍵：服務內容和明確承諾，幫助您有效保障每一筆交易的權益。
（一）報價單等同於契約？釐清法律效力的關鍵
許多人可能認為，報價單只是參考用的價目表，沒有任何法律效力。但這是個常見的誤解！事實上，報價單在特定情況下，就等同一份正式的契約，具有法律約束力。
根據我國《民法第 153 條第 1 項》規定，契約不一定要簽署正式合約才算成立，只要買賣雙方針對「交易內容」達到共識，無論是口頭或書面形式，這份契約就算成立。
簡單來說，報價單就是由供應商向客戶發出的「要約」，只要客戶在報價單的有效期限內，以簽名、蓋章或電子郵件回覆等方式表達「接受」，雙方之間的契約關係就正式成立了。
這也解釋了為什麼報價單中的每個細節都如此重要，因為一旦客戶承諾，雙方就有義務按照報價單的約定履行。如果有一方違約，另一方就有權力追究法律責任。
（二）判斷報價單法律效力的 2 大關鍵：內容詳盡＋承諾明確
那麼，要如何判斷一份報價單是否具備法律效力？可以從以下 2 個關鍵因素來判斷：
1. 內容是否明確詳盡
報價單必須清楚載明所有交易細節，例如：品名、數量、價格、付款方式、交貨時間、售後服務等。內容越完整，越能避免日後產生爭議。如果報價單的內容模糊不清，法官很難認定雙方是否對交易達成共識，自然就難以認定其法律效力。
2. 客戶是否有明確的「承諾」行為
客戶是否簽署報價單，或是透過電子郵件、通訊軟體等方式表示接受報價，是判斷報價單有無法律效力的關鍵。這種承諾的行為，代表客戶對報價單的內容完全同意，雙方才算是正式建立契約關係。
三、中英文報價單範本下載：Excel、Word 任您挑！
不確定怎麼製作報價單？別擔心！為了讓您能快速上手，我們為您準備了兩種常見的報價單格式範本，同時提供中英文版本，無論是國內還是國外業務，都能輕鬆應對！
（一）專業報價單範本 Excel 版下載
（二）專業報價單範本 Word 版下載
四、報價單一定要蓋章嗎？報價單常見問題一次解答
您是否對報價單的法律效力感到困惑呢？本段將為您釐清報價單與估價單的差異、解析簽名與蓋章的法律效力，並提供簽約時應注意的關鍵細節，幫助您順利完成每一筆交易。
Q1：報價單等於估價單嗎？
報價單和估價單其實大不相同！「估價單」（Estimate）通常是在專案的討論階段，提供一個初步、粗略的預算參考，通常不具備法律效力。而「報價單」（Quotation）則是當雙方對服務內容有共識後，所提供的明確、具體價格的文件。一旦經過雙方簽署確認，這份報價單就具備了法律效力。
Q2：報價單一定要蓋章嗎？只簽名可以嗎？
雖然蓋上公司大小章會讓報價單看起來更正式、更專業，但在法律層面上，「簽名」和「蓋章」都具備同等的法律效力。只要能證明簽名或蓋章者是公司負責人，或是被授權的代表，就足以構成有效的承諾行為。
Q3：簽訂報價單如何避免糾紛？該注意什麼細節？
簽訂報價單是交易中的重要流程之一，建議您在簽訂報價單時，留意以下細節，以避免日後產生不必要的糾紛，確保自己的權益：
- 簽名前再次確認所有資訊：簽名前務必再次核對報價單上的服務項目、金額、付款方式、交貨日期等所有細節，確保報價單內容與您和客戶溝通的結果完全一致，避免因一時疏忽而造成損失。
- 留下「承諾」的證明：如果客戶沒有簽署紙本報價單，而是透過電子郵件或通訊軟體（例如 LINE、Messenger）回覆「同意」、「確認」或「OK」等字樣，請務必將這些訊息截圖或將往來信件歸檔備份。這些書面或電子的紀錄，在法律上都可視為有效的「承諾」證明。
- 善用數位簽核工具：傳統報價單容易遺失或被竄改，如果使用像 BreezySign 好好簽這類的電子簽名平台，就能將整個報價與簽約過程數位化。系統會自動記錄簽署時間、簽名者身分與文件版本，為報價單建立完整的數位足跡，大幅增加法律效力與可追溯性，讓您安心完成每一筆交易。
五、報價單 PDF 也能直接簽署！線上簽核推薦「好好簽」
手動製作報價單不僅耗時費力，還容易因為人為疏失而出錯。更別說，還要追蹤客戶是否已讀訊息、報價單是否已經簽署，往往讓人一個頭兩個大。
「BreezySign 好好簽」電子簽核平台，正是為了解決這些痛點而生。
✅快速生成報價單：可自行上傳公司範本，讓您輕鬆填寫資訊，短短幾分鐘內就能產生一份完整又美觀的報價單。
✅線上簽名，加速成交：告別傳統的紙本列印、傳真與郵寄流程。客戶可直接在 PDF 文件上簽名，用手機就能輕鬆完成簽約，大幅加速成交速度。
✅即時追蹤進度：報價單送出後，系統會自動通知您客戶是否已讀、是否已簽署，精準掌握每個成交機會，不錯過任何一筆訂單。
✅跨平台整合更便利：支援 Chrome、Firefox 瀏覽器外掛程式，能直接將 Google Docs 或 Google Sheets 上的文件，快速上傳至 BreezySign 進行簽署，省去額外的下載與上傳步驟，讓您的工作流程更為順暢。
✅文件雲端歸檔：所有報價單與簽約文件都會安全地儲存在雲端，方便日後隨時查找與管理，有效提升工作效率。
