Workflow實戰教學：如何設計工作流程，打造高效率團隊？

任務（Task）：流程中的每一個獨立步驟，例如「填寫表單」、「主管審核」或「發送通知」等，這些都是構成一個工作流程的基本任務。
順序（Sequence）：任務執行的先後順序，一個良好的工作流程會清楚標明每個步驟的順序，確保流程能順利推進。其中有些任務必須依序完成，而有些則可以同時進行，靈活的順序安排是提升效率的關鍵。
條件（Condition）：決定流程走向的判斷規則，這讓流程能根據不同情況自動調整走向。例如，當請款金額超過 10 萬元時，流程會自動要求總經理進行額外審核。
參與者（Participant）：在流程中負責執行特定任務的個人或部門，例如「業務部」、「財務部」或「人資部」。明確定義每個人的角色與職責，能讓團隊成員清楚知道自己該做什麼，避免因責任不明而造成的延遲與混亂。

二、導入 Workflow 的 4 大好處，讓企業效率有感提升！

當工作流程被有效管理與優化後，所帶來的好處遠不止是節省時間而已，還能全面提升企業的營運效能，以下是導入工作流程的 4 大效益：

Workflow 好處 1：提高效率與生產力

傳統手動流程充滿了大量的重複性任務與等待時間，例如來回傳遞紙本文件、電話追蹤進度、或手動輸入資料。透過工作流程自動化，這些耗時的瑣事都能交由系統處理，大幅減少了人為操作與等待時間。

如此一來，員工就能從繁瑣的日常工作中解放出來，將寶貴的精力投入到更需要創意、判斷與策略規劃的高價值任務上，從而顯著提升整體生產力。

Workflow 好處 2：提升正確性與確保品質

人為操作難免會有疏失，尤其是在重複性高的任務中，會隨著人員疲勞而增加錯誤率。不過，當流程被系統化後，每個步驟都將按照預設的規則執行，就可以有效減少人為判斷與操作失誤的機會。

這不僅能確保每次任務的執行品質都能保持一致，符合企業的規範，也能大幅降低因錯誤而產生的額外成本與時間。

Workflow 好處 3：流程透明化，方便監控

您是否遇過想知道文件簽核到哪一關，卻不知道該找誰追蹤的窘境？傳統的紙本作業，特別是合約簽署這類關鍵文件，常讓經手人陷入資訊不透明的困境。如果可以導入像是 BreezySign 好好簽這種數位簽署系統，所有流程步驟、執行者與進度都會被清楚記錄在系統之中。

這賦予了經手人全新的洞察力，他們能隨時透過系統資訊追蹤每一份文件的當下狀態，及時發現卡關的瓶頸並加以解決。這種高度的透明化，不僅能讓管理決策更有效率，也能減少團隊成員之間的溝通成本。

Workflow 好處 4：實現規模化與標準化

一個運作良好的工作流程，最終都會成為企業的「標準作業程序」（SOP）。當流程變得清晰、可被複製時，企業就可以更容易地擴展業務。對於新進員工來說，他們也可以快速透過標準化的流程上手，大幅縮短培訓時間。同時，企業也可以更容易地在不同部門或分公司複製成功的營運模式，為未來擴張規模打下堅實的基礎。

三、設計 Workflow 教學：簡單 6 步驟規劃高效的工作流程！

想要打造一個真正能提升效率的工作流程，就要有系統化的規劃與思考。這是一個從混亂到井然有序的過程，以下為您整理 6 個關鍵步驟，讓您能輕鬆規劃出專屬企業的高效工作流程。

設計 Workflow 步驟 1：定義目標

首先確認您想透過這個流程達成什麼目標，或是透過這個流程解決什麼問題？例如，加速文件簽核，簡化新員工的入職程序等。當您有了清晰的目標，就能判斷哪些步驟是必要的，哪些是多餘的，也可以確保所有參與者都朝著同一個方向努力。

設計 Workflow 步驟 2：列出所有任務項目

請將現有流程中的所有步驟，從起點到終點，鉅細靡遺地條列出來。不要遺漏任何一個小環節，即使是「傳送檔案給同事」這樣看似微不足道的動作也要記載。這個步驟能幫助您全面檢視流程，並在後續步驟中找到可以優化或自動化的機會。

設計 Workflow 步驟 3：安排任務順序與邏輯

在列出所有任務後，接下來就是要思考它們之間的關係。這一步驟主要包含以下 3 個重點：

釐清任務順序：判斷哪些任務必須依序完成，例如請款單必須先經過部門主管批准，財務才能進行後續處理。
確認可同時進行的任務：找出哪些任務可以同時進行，例如主管審核文件的同時，行政人員可以準備相關資料，以提升整體效率。
設定條件式邏輯：定義流程中的「條件」，也就是根據不同情況自動調整流程走向。例如，專案預算如果超過新台幣 50 萬元，流程會自動要求總經理進行額外審核；如果低於此金額，則由部門經理批准即可。

總而言之，透過明確的順序與邏輯安排，就可以讓流程跑得順、不卡關，還能提升整體運作效率。

設計 Workflow 步驟 4：指定任務負責人

在這個步驟中，請明確指出每個任務的執行者是誰，並確保責任歸屬清晰。無論是部門主管、專案經理，還是特定的行政人員，都應該清楚自己的角色與職責。透過精確的責任分工，可以讓每個參與者都清楚地知道自己該做什麼，就可以有效避免因責任不明而造成的推諉、延遲與混亂。

設計 Workflow 步驟 5：建立工作流程圖

將上述規劃好的任務、順序、條件與負責人，透過流程圖或其他視覺化工具呈現出來。這一步非常重要，因為視覺化的流程圖能讓所有團隊成員對流程有一致的理解，也更容易發現潛在的瓶頸與問題，有效促進團隊之間的溝通與協作。

設計 Workflow 步驟 6：持續監控並改進優化

工作流程並非一成不變！在工作流程正式運行後，應該定期檢視它的執行效率，並主動收集餐與者的回饋。例如，哪個環節最耗時？哪個步驟最容易出錯？透過數據分析與使用者意見，不斷地調整與優化工作流程，確保它能持續符合企業不斷變動的需求，並保持在最佳營運狀態。

四、卡住了嗎？Workflow 經常遇到的 3 大問題與背後原因

即使企業已經規劃了工作流程，但在實際執行時，仍然可能因為缺乏有效的工具與管理，而陷入以下 3 大常見瓶頸：

Workflow 常見瓶頸 1：溝通不足或資訊延遲

在缺乏數位化工具的傳統流程中，資訊的傳遞高度依賴人工。例如，一個專案需要多個部門協作時，業務部可能需要透過電話或電子郵件，才能確認行銷部是否已完成企劃書。這種跨部門的人工作業很容易造成資訊延遲或遺漏，導致整個流程卡關。尤其當負責人不在辦公室時，流程就會完全停擺。

Workflow 常見瓶頸 2：資源分配不均

當工作流程沒有被系統化管理時，管理者很難精準判斷每個環節所需的資源與人力。例如，在一個請款流程中，財務部可能因為文件累積而工作超載，而行政人員卻可能因為等待文件而無事可做。這種缺乏全局視角的狀況，會導致部分人員工作量過重，而部分人力卻閒置，造成人力資源的浪費與分配不均。

Workflow 常見瓶頸 3：時間管理困難

在沒有數位化工作流程的狀況下，管理者很難精準預測一個任務或專案的完成時間。由於流程不透明，管理者無法即時知道每個環節的執行進度，只能被動地等待回報。例如，一個新產品的開發流程，如果各部門的進度無法被即時追蹤，就可能在不知不覺中延誤專案時程，最終影響產品上市的時機。

這些問題不僅會降低效率，還會讓團隊成員感到挫敗。因此，將工作流程數位化、自動化，是解決這些瓶頸的根本之道。

五、從 Workflow 案例看企業如何優化繁瑣的營運事務

了解上述工作流程的理論後，最重要的還是看它如何在真實世界中應用。接下來，我們將透過 3 個具體的案例，並搭配工作流程圖呈現，為您展示企業如何將繁瑣的業務報價、電子簽約與電商退貨流程，轉化為高效的數位模式，幫助您快速理解工作流程如何提升企業營運效能。

Workflow 案例 1：業務報價流程

對於企業的業務團隊來說，從報價到簽約的過程經常繁瑣耗時。透過工作流程的數位化與自動化，可以讓整個流程變得更順暢，大幅縮短成交時間：

製作與發起報價單：業務人員在客戶管理系統或報價系統中，快速製作報價單。完成後，系統會自動啟動內部的審核流程，省去人工傳遞文件的時間。
內部審核與核示：報價單會依據公司規定，依序傳送給業務主管、財務部門進行審核。主管們可以在系統中直接進行批註與核示，確保報價內容準確且符合公司政策。
報價單用印與客戶簽名：內部審核完成後，報價單會自動進入用印流程，並透過 BreezySign 好好簽這類電子簽署平台發送給客戶。客戶無須列印文件，可直接線上用印或簽名，加速報價單的最終確認，提高成交效率。

完成與歸檔：客戶簽名完成後，報價單流程就確定完成。系統會自動將檔案安全歸檔至雲端，方便後續追蹤與調閱。客戶端也能隨時下載已簽署完成的文件，不受數量限制。

Workflow 案例 2：電子合約簽署與資料處理歸檔

一份正式合約的簽署，經常需要多位主管與部門的層層審核。透過像 BreezySign 好好簽這樣的電子簽核平台，可以將傳統繁瑣的紙本流程，轉變為高效、安全且可追溯的數位化工作流程：

發起合約簽署：由承辦人員在系統中發起合約，並根據合約類型與部門需求，設定好簽核路徑與簽署順序，確保流程嚴謹。
多層級審核：合約會依序傳送給各層級主管、技術主管、法務主管，甚至總經理進行線上審核。所有審核意見與紀錄都會被完整保留，確保合約內容準確無誤，並符合所有企業規定。
數位用印與簽署：當所有內部審核都完成後，系統會自動發送通知給具備權限的印鑑保管人，進行數位用印或憑證簽署。接著將合約傳送給客戶，無論客戶身在何處，都能用手機或電腦完成電子簽名，大幅減少了文件傳遞的等待時間。
全程追蹤與自動歸檔：管理者能隨時在後台清楚掌握每一份合約的簽署進度，不用打電話追蹤。一旦所有簽名都完成，具有法律效力的數位合約就會安全歸檔至雲端，完美取代傳統的紙本收納，讓文件管理變得更有效率。

Workflow 案例 3：電子商務退貨審核流程

當客戶在電商網站上申請退貨時，背後其實有一套嚴謹的工作流程，確保每個環節都不出錯，並能迅速回應客戶需求：

客戶啟動退貨請求：客戶在電商網站後台填寫退貨表單，詳細說明退貨理由與商品狀況。
系統自動分派：系統會自動將退貨請求分派給負責的客服代表，並同步通知倉儲部門準備接收退貨。此時，退貨狀態為「待處理」。
客服審核與確認：客服代表會審核客戶填寫的資訊與退貨理由，如果商品符合退貨標準，例如，判斷是否在購買 7 天內申請退換貨，就會將狀態更新為「已核准」，並發送退貨通知給客戶。
倉儲部門驗收：倉儲部門收到退貨商品後，進行驗收檢查。驗收無誤後，將狀態更新為「已驗收」，準備進入退款流程。
財務部門退款：當驗收完成後，系統會自動發送退款指令給財務部門。財務確認後，將通知客戶退款已處理，並將退貨狀態變更為「已完成」。

六、提升效率的祕密武器！6 個 Workflow 工具推薦與特色解析

要讓工作流程順利運作，除了有良好的規劃思維，還需要一套合適的工具來實現。市面上的 Workflow 工具種類繁多，從電子簽名／簽核系統、CRM 系統內建工作流、CMS 內容管理系統到BPM 商業流程管理系統、ERP 系統內建工作流與CMS 合約管理系統，這些工具各有不同功能，以下將它們依照最常見的「流程類型」進行分類，並介紹每種工具的特色與適用情境，幫助您快速找到最適合團隊的解決方案。

（一）業務行銷流程類：實現高轉換率

這類工具的目的在於加速銷售週期、提升客戶轉換率，並標準化對外溝通的流程和內容，是業務與行銷團隊不可或缺的利器。

📝電子簽名／簽核系統

電子簽名／簽核系統優化了簽署、審核文件的流程，例如常見的業務報價、合約、服務協議或保密協議等，都可以藉此大幅縮短銷售週期。因為客戶不再需要列印、掃描文件，在線上就能直接完成簽名。此外，導入複雜度極低，業務團隊可直接上手，無需 IT 人員支援。它不只可以解決紙本合約寄送延遲、簽署過程繁瑣、存檔保管不易等問題，還可以搭配數位簽章確保合約合法有效且可追溯。

【實際應用】

當業務員談妥一份銷售合約，可以直接在系統上發起簽核流程。系統會自動發送合約給客戶，客戶可立即線上簽署並回傳，業務員也能隨時追蹤進度，大幅提升簽約速度。

📝CRM 系統內建工作流

CRM 客戶關係管理系統適合大型團隊，或是需要高度客製化的公司。可以深度整合潛在客戶培育、銷售機會追蹤與自動化郵件等功能，還能根據客戶的行為自動觸發後續動作。這確保了銷售流程的標準化與自動化，避免客戶資料散落在各個檔案和工具之中，減少人工填寫造成的遺漏，確保後續跟進，有效提升客戶轉化率。

【實際應用】

當行銷活動收集到一份新名單，CRM 系統會自動將其標記為「潛在客戶」，並發送一封歡迎郵件。如果該客戶在三天內沒有回覆，系統會自動通知業務員，請他們主動電話聯繫，確保每個銷售機會都不被錯過。

📝CMS 內容管理系統

CMS 內容管理系統主要用來管理網站或內部知識庫的內容，包括文章發布、檔案上傳、圖片管理等。這能確保所有對外發布的內容都經過嚴格把關，符合品牌形象和法規要求，避免發布錯誤或不當資訊。

【實際應用】

行銷團隊在 CMS 中撰寫好一篇宣傳文章，並設定主管為審核人。文章提交後，系統會自動發送通知給主管。主管在審核通過後，文章就會自動排程在指定日期發布，整個過程不需要人工傳送檔案或郵件，大幅提高內容發布的效率與準確性。

(二) 製造與營運流程類：打造高效能團隊

製作與營運流程目的是在確保產品或服務的順暢交付、品質控制和資源有效利用，可提升內部管理效率。

📝BPM 商業流程管理系統

BPM 商業流程管理系統是專為標準化及管理團隊工作流程而設計的工具。它能將日常工作的每個步驟都變得有條理、可追蹤，讓您的團隊運作更有效率，為您帶來以下 4 種好處。

自動化重複性任務：告別繁瑣的手動作業！BPM 系統可以自動化請假單、費用核銷到新員工報到流程，減少人工傳遞與文書作業的錯誤。

提升工作透明度：團隊中的每個人都能清楚知道任務進度和任務負責人，以及接下來的步驟是什麼，有效減少來回溝通的時間，並避免工作被延誤或遺漏。

強化內部控管：每個流程都留下數位紀錄，確保所有審核、決策都有跡可循且符合規範，幫助公司的內部稽核，有效降低潛在的營運風險。

優化工作流程：透過系統提供的數據分析，可以清楚看見哪個環節最耗時，或是哪裡出現瓶頸，幫助公司持續優化流程，提升團隊的整體效率。

【實際應用】

當新員工報到時，BPM 系統會自動發送入職通知給各部門。人資部會收到提醒，開始準備合約；IT 部門會收到通知，準備電腦與設定新員工帳號；而行政部門則會收到提醒，安排辦公桌與辦公用品，確保所有流程都能順利且準時完成。

(三) 採購與財務流程類：強化內部控管

採購與財務流程的核心在於預算控制、供應商管理、發票處理、支付審核和財務報表生成，確保企業資金的合理使用和財務健康。

📝ERP 系統內建工作流

ERP 企業資源管理內建的工作流可以整合管理所有財務和採購相關數據，適合大型企業，並有專門的團隊協助導入和維護。它能運用系統化方式管理複雜的採購與財務交易，從採購訂單審批、發票處理到總帳憑證審核，都能自動化運行，減少人工干預，降低錯誤率，並提升財務報表的準確性與及時性。

【實際應用】

當採購人員在 ERP 中建立一張新訂單，系統會自動依據預算大小，將訂單發送給對應的部門主管或財務長審核。審核通過後，訂單會自動傳送給供應商。當收到發票時，系統會自動整合發票與訂單，確保資訊一致，減少人工核對的錯誤。

📝CMS 合約管理系統

合約管理系統是專門為管理公司所有合約生命週期而設計的，涵蓋了從合約起草、審核、簽署、歸檔到履約的全過程，可確保合約流程符合規範，不僅能提高效率，還能降低風險。

合約範本與起草：提供標準化的合約範本，加快合約建立速度。
電子審批流程：支援多層級的電子簽核，自動追蹤每個環節的審核進度。
電子簽名整合：通常會與 Docusign 、Adobe Sign、好好簽等電子簽名服務整合，實現無紙化簽署。
自動提醒：在合約到期、續約或重要履約日期前自動發送提醒通知。
安全存儲與搜尋：所有合約都集中儲存於安全平台，並能快速搜尋、調閱。

【實際應用】

銷售合約：業務團隊可使用系統的合約範本，快速生成銷售合約，並透過電子簽核流程發送給客戶簽署，可隨時追蹤客戶簽署進度，還能自動發送提醒，並同時管理收款進度。
採購合約：採購人員可在系統中處理與供應商的採購合約，透過自動化的審核流程，確保價格、交貨期等關鍵條款都符合預算與採購政策。合約完成簽署後，系統會自動歸檔，方便日後隨時調閱與比價。
人事合約：人資部門可將員工勞動合約、保密協議等文件存放在系統中。系統的自動提醒功能，能在合約到期前通知相關人員進行續約或更新，確保所有合約都符合勞動法規，有效降低人事管理風險。

工具名稱	核心特色	客製化程度	導入難易度	最適合誰？
電子簽名／簽核系統	專注文件簽署與審批，快速無紙化，確保法律效力與可追溯性。	低	簡單	業務團隊、法務或需處理大量文件簽署的中小型企業。
CRM 系統內建工作流	深度整合客戶關係管理，自動化潛在客戶培育與銷售追蹤。	高	中等	需要精準管理銷售流程與客戶關係的業務團隊。
CMS 內容管理系統	管理網站內容與發布流程，確保內容審核與品質一致性。	中等	簡單	需標準化內容發布流程的行銷與編輯團隊。
BPM 商業流程管理系統	標準化與管理日常工作流程，提升內部協作與透明度，強化內部控管。	高	複雜	需管理複雜跨部門流程、優化營運的中大型企業。對於10～50人的團隊，適合輕量型的 BPM 系統。
ERP 系統內建工作流	整合財務、採購、庫存等資源管理，確保數據一致與流程自動化。	極高	複雜	需系統化管理複雜採購與財務交易的大型企業。
CMS 合約管理系統	管理合約生命週期，從起草到歸檔，確保合規性與安全性。	中等	中等	需系統性管理合約，並降低法律風險的法務或採購部門。

七、業務流程跟工作流程有何不同？Workflow 常見問題詳解

在深入了解工作流程的應用之後，我們整理了 3 大常見問題，幫助您釐清概念。接下來，我們將詳細解釋「業務流程」與「工作流程」的差異，並剖析一個好的數位工作流程系統應具備哪些功能，最後，也會解答一般人最擔心的「自動化是否會取代人力」問題。

Q1：業務流程（Business Process）和工作流程（Workflow）有什麼不同？

「業務流程」是一個範圍更廣、更宏觀的概念，它包含了公司為了達成某個商業目標所執行的所有活動。舉例來說，「招募新員工」就是一個業務流程，它涵蓋了從發布職缺、篩選履歷、安排面試到最終簽約報到等所有環節。

而「工作流程」則是業務流程中的一個小項目，它專注於將業務流程中的某些特定環節，轉化為一系列可被系統執行、自動化的標準化步驟。例如「新員工合約簽核」就是「招募新員工」這個業務流程中的一個具體工作流程。

簡單來說，業務流程是宏觀的藍圖，而工作流程則是執行藍圖中每個步驟的具體方式。

Q2：一個好的數位 Workflow 系統，需要具備哪些功能？

一個好的數位工作流程系統，應具備以下 5 個核心功能，才能有效幫助企業提升效率：

直覺的流程設計器：讓使用者能透過視覺化的介面（例如拖拉區塊），可輕鬆設計與修改流程，無須任何程式設計背景，大幅降低了使用門檻。
多樣化的自動化功能：除了自動發送通知、提醒外，還要支援條件式判斷，讓流程可以因應不同情境自動調整，例如根據金額、部門或權限來自動分派任務。
流程追蹤與管理：提供清晰的儀表板，讓管理者能即時監控每個流程的進度，並能一鍵查詢歷史紀錄，方便追蹤與稽核，確保流程的透明度。
跨平台整合能力：能與企業常用的軟體服務（例如雲端硬碟、協作工具、CRM 系統等）無縫接軌，減少資訊孤島，讓工作流程更加順暢。
安全性與合法性：特別是涉及文件簽署、資料傳遞等環節時，系統必須具備高強度的加密技術，並符合相關法規，確保資訊安全與法律效力。

Q3：工作流程自動化後，公司員工會不會因此失業？

這是一個很常見的疑問，但其實不用太擔心。工作流程自動化的目的不是要取代人力，而是要讓企業員工更有效率。

簡單來說，自動化工具會接手那些重複性高、超花時間又容易出錯的瑣事，像是資料輸入、文件傳遞、發送提醒等等。這樣一來，員工就能從這些繁瑣的日常工作中解放出來，把寶貴的時間和精力，花在更需要創意、判斷力和人際溝通的策略性任務上。

換句話說，自動化是幫助員工提升工作價值的好幫手，而不是讓他們失業的威脅。

八、不再手忙腳亂！讓「好好簽」幫您優化工作流程

談到工作流程自動化，許多人心中最大的痛點就是文件的簽署與審核，這個流程橫跨各個部門，耗時又費力，還高度依賴紙本傳遞。

BreezySign 好好簽正是為了解決這個問題而生的電子簽核平台，它不只是一個電子簽名工具，也是優化企業工作流程、提升效率的好幫手。

BreezySign 好好簽如何幫助您的工作流程？

流程自動化，告別紙本傳遞：將傳統紙本合約或文件，轉為數位化簽署流程。系統會依設定順序自動傳遞文件，免去影印、掃描、蓋章、傳遞與歸檔的繁瑣步驟。
隨時隨地，快速簽署：團隊成員或客戶，都能透過手機、平板或電腦隨時完成簽署。將原本需要數天的流程，縮短至短短幾分鐘。
進度透明化，不再盲目等待：系統能讓您清楚掌握每份文件的簽署進度，卡關時自動發送提醒，省去反覆追蹤與確認的時間。

BreezySign 好好簽的服務優勢

合法合規，安全可靠：電子簽名符合台灣《電子簽章法》與國際認可的 AATL 憑證，採用嚴格加密技術，確保文件安全與法律效力。
簡單易用，快速上手：直覺式操作介面，使用者無須訓練即可輕鬆建立簽署流程。
與現有系統完美整合：支援 Chrome、Firefox 瀏覽器，可與Google 文件、試算表具軟體整合，簽署完成後自動歸檔，讓數位工作流程更順暢。